Hoogste tijd voor de juiste prioriteit

Leer bewuste keuzes maken om meer grip op je leven te krijgen

Heb je ook het gevoel dat je nauwelijks meer aan jezelf toekomt? Veel mensen klagen tegenwoordig dat ze tijd tekort komen. Maar de tijd vliegt niet snel voor bij…wij zijn het die aan de tijd voorbij vliegen! Hoogste tijd om jezelf meer prioriteit te geven.
Leren prioriseren is de eerste stap om je leven weer onder controle te krijgen.
Hieronder volgen de belangrijkste tips om jezelf op nummer één te zetten.

Prioriteiten zijn voor iedereen heel persoonlijk
Prior betekent ‘voorafgaand’.

Wat is het belangrijkste in je leven? Hoe groot is het belang dat je bepaalde zaken hebt of krijgt in je leven? En hoeveel tijdsdruk ervaar je daarbij?

Je kunt misschien voorstellen dat er mensen zijn die tijd en aandacht voor hun medemens hoog in hun vaandel dragen. Het is voor hen persoonlijk een prioriteit. Voor anderen is het een prioriteit om voor hun vijftigste ‘binnen’ te zijn en te gaan rentenieren. Er zijn zoveel mogelijkheden als er mensen zijn. Als er voor deze persoonlijke prioriteit onvoldoende ruimte is dan verliest het leven voor die persoon een belangrijke glans.

Eén van de moeilijkste dingen in ons dagelijkse leven is te weten waar te beginnen. Vooral als anderen voor ons gaan bepalen wat volgens hen nu moet gebeuren omdat het voor hen zo belangrijk is.

Bij het stellen van prioriteiten zijn in de praktijk drie invalshoeken van groot belang. Kijk naar:
Urgentie: Zaken die op korte termijn afgehandeld moeten worden
Urgente zaken zijn vaak bijzonder zichtbaar en doen een onmiddellijk beroep op je. Als we niet weten wat voor óns belangrijk is, laten we ons verleiden tot het uitvoeren van urgente zaken die voor ánderen een hoge prioriteit hebben en niet voor onszelf.

Het helpt om daar enigszins afstandelijk naar te kijken. Vraag je daarom af:

  • Hoe snel moet ik echt tot maatregelen overgaan?
  • Wat is de tijdslimiet of het tijdschema?

Belangrijkheid: Persoonlijke waarden, doelen en algemene zaken die voor jou van top belang zijn

Belangrijke zaken in je leven hebben te maken met resultaten. Ze leveren een wezenlijke bijdrage aan jouw missie, waarden en doelstellingen.
Vraag je af:

  • Welke invloed heeft de keuze die ik maak op mijn relatie(s), veiligheid, geld, gezondheid, reputatie en persoonlijke ontwikkeling?
  • Hoe belangrijk is deze situatie?
  • Wie heeft bepaald dat deze situatie belangrijk zou zijn?

Consequenties:
Het helpt ook, te kijken naar de toekomstperspectieven, de consequenties van de te maken prioriteitskeuze, dat wat er naar alle waarschijnlijkheid uit voortvloeit.

Vraag je af:

  • Hoe zal deze situatie er straks uitzien als ik voorlopig niets doe?
  • Wat heeft dat voor gevolgen voor mezelf, de directe mensen om me heen en wellicht voor de wereld in zijn geheel?

De antwoorden op de vragen bij deze drie invalshoeken verschaffen zinvolle gegevens die gebruikt kunnen worden om het verschil in prioriteit van de keuzemogelijkheden te beoordelen.

Een actielijstje geeft overzicht
Begin met je ‘hoofd leeg te maken’, door alle zaken die je wil doen op een lijstje te zetten.
Je mag ze nu nog kriskras door elkaar zetten. Van zolder opruimen, administratie doen, vakantie boeken, kinderen naar zwemles, hoofdstuk 3 lezen van een studieboek enz.

Elke zaak op de lijst wordt eerst beoordeeld op ‘belangrijkheid’. De zaak die, gebaseerd op de informatie, als hoogste uit de bus komt wat belangrijkheid betreft, wordt gebruikt als maatstaf om de rest van de lijst naar waarde te schatten. Als die schatting voor ‘belangrijkheid’ compleet is, ga je verder met de aspecten ‘urgentie’ en ‘consequenties’.

Daarna bekijk je nog eens de schattingen van alle drie invalshoeken om de hoogste prioriteiten te bepalen.

Het resultaat kan als volgt in schema worden gebracht.

Deze matrix is vernoemd naar de Amerikaanse president Eisenhower omdat hij ermee werkte. Je kunt het zowel in je werk als privé gebruiken.

Je ziet het in één oogopslag:

Kwadrant 1 = belangrijk en urgent hoogste prioriteit
Kwadrant 2 = belangrijk, niet urgent
Kwadrant 3 = niet belangrijk en wel urgent
Kwadrant 4 = niet belangrijk en niet urgent laagste prioriteit

Aangezien er bij het stellen van prioriteiten vanuit drie verschillende invalshoeken beoordeeld wordt, is het met deze matrix makkelijk de prioriteiten te wijzigen naarmate er veranderingen optreden. Bijvoorbeeld een strakkere tijdslimiet voor een bestaande situatie verhoogt de urgentie, en misschien verandert het ook de prioriteit op de lijst.

Door een nieuwe situatie met de bestaande lijst te vergelijken (met dezelfde invalshoeken – belangrijkheid, urgentie en consequenties), kan eenvoudig de nieuwe prioriteitssituatie bepaald worden.

Prioriteiten stellen geeft rust en overzicht in je leven

Kwadrant 1 is zowel urgent als belangrijk. Het heeft te maken met bepaalde zaken die direct aandacht vergen. Je benoemd de activiteiten in dit kwadrant meestal als ‘problemen’ en ‘crises’.
Iedereen heeft een aantal activiteiten in dit kwadrant. Echter als je er teveel op gericht bent wordt dit prioriteitskwadrant groter en groter totdat je er aan onderdoor gaat.
Je kunt er tegen vechten, maar voordat je klaar bent komt het volgende probleem al op je af.

Vluchten in activiteiten in kwadrant 4 is voor velen een mogelijkheid om aan de druk te ontsnappen. Activiteiten uit het 2de en 3de kwadrant worden nogal eens doorgeschoven of uitbesteed aan anderen. Veelal wordt 90% van de tijd besteed aan kwadrant 1 en 10% aan kwadrant 4.

Overbelasting met prioriteiten in kwadrant 1 kan leiden tot bijvoorbeeld:

– stress
– burn-out
– crisismanagement
– branden blussen.

Adviezen om problemen in kwadrant 1 te voorkomen:
– Deze activiteiten (belangrijk en urgent) direct zelf doen en niet uitstellen.
– Plan hiervoor tijd in je agenda waarop je er ongestoord en effectief aan kunt werken.
– Bewaak deze prioriteit.

In kwadrant 3 besteden sommige mensen bijzonder veel tijd aan diverse activiteiten. Ze denken dat het activiteiten zijn uit kwadrant 1. Zij zijn bezig met het reageren op ‘urgenties’ die vaak ook nog de prioriteiten en verwachtingen zijn van anderen en niet van henzelf.

Dit kan leiden tot:
– onrustige, korte termijn aandacht
– crisismanagement
– rennen als een kip zonder kop
– onderwaardering van doelen en plannen
– gevoel geen controle te hebben
– oppervlakkige relaties.

Advies: Plan een datum en tijd in de toekomst en bewaak die planning.

Kwadrant 2 is het hart van effectief omgaan met je tijd en leven. Activiteiten die belangrijk zijn maar minder urgent. Tot dit kwadrant behoort het zoeken naar nieuwe groeimogelijkheden voor jezelf. preventieve maatregelen nemen, netwerken benutten en relaties aangaan, lange termijn planning. Het zijn vooral de dingen waar je blij van wordt als je ze doet. Ze komen recht uit je hart. Al de zaken waarvan iedereen het belang inziet en er maar zo weinig aan toekomt. Resultaten van een selectieve, doelbewuste tijdbesteding in kwadrant 2 zijn bijvoorbeeld:

Visie
– balans
– discipline
– overzicht, controle
– weinig crises.

Adviezen voor kwadrant 2:
– Besteed aan deze activiteiten (belangrijk, maar minder urgent) beheerste (beperkte) tijd, of vraag hulp aan goed gekozen personen of instanties.
– Plan een afgebakende tijd voor deze taken, bijvoorbeeld 60 minuten, en overschrijd deze tijd vervolgens niet. Het van tevoren plannen van de tijdslimiet helpt je hierbij.

Mensen die overmatig tijd besteden met name in kwadranten 3 en 4 nemen geen verantwoordelijkheid voor hun gedrag. Dat kan leiden tot bijvoorbeeld:

– onverantwoorde beslissingen
– afhankelijkheid van anderen
– ontevredenheid over jezelf en de resultaten in je leven.

Advies voor kwadrant 4:
Maak een ‘voorlopige prullenmand’: een lade of boekenplank waar je deze zaken kunt bewaren. Neem deze zaken bijvoorbeeld eens per maand door om te zien wat de echte prullenmand in kan.
Een afkorting voor deze categorie is DELLE: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

(Vrij naar S. Covey: The 7 habits of highly effective people.)

Meer Artikelen

2 reacties Voeg ook een reactie toe

  1. een helder verhaal maar nu nog handelen, valt niet mee omdat ik de neiging heb dat op eer rijtje zetten ook tijd kost maar weet uit ervaring ook als je dat doet lijkt het verloren tijd maar naderhand levert het wel e.e.a. op zoals een stuk rust en ook relativeren.
    Je moet even uit de modus “rijdende trein”
    Het moeilijkst is toch die knop even omzetten

    groet
    bernadette

Geef een reactie