Een to-do lijst maken? Vermijd de volgende 5 valkuilen!

Een to-do lijst is superhandig, zeker in de drukke tijden van december.  Het helpt je om je hoofd leeg te maken, rust te creëren en minder stress te ervaren. Tenminste… als je het slim aanpakt. Echter, een goede takenlijst maken en de juiste prioriteiten stellen is niet altijd even eenvoudig. In dit artikel enkele valkuilen die je beter kunt vermijden als je zo’n actielijst maakt.

Valkuil 1: Meerdere to-do lijstjes hebben

Je herkent het waarschijnlijk wel. Je hebt zowel thuis als op je werk verschillende takenlijstjes met dingen die je moet en/of wilt doen. Genoteerd op een to-do blok, geeltjes, kladblok, in je e-mail of je smartphone. En tegelijkertijd zoemen er nog diverse zaken door je hoofd die je niet hebt opgeschreven. En zeg nou zelf echt efficiënt werkt het niet die verschillenden takenlijsten. Wil je rust in je hoofd en geen stress? Inventariseer dan al die verschillende takenlijsten en breng het samen in 1 to-do lijst. Op papier of digitaal. Je voordeel? Je houdt veel beter overzicht en er heerst stilte in je hoofd, omdat je niet meer worstelt met allerlei losse eindjes. Je hebt alles samengebracht in 1 handzaam overzicht. De to-do lijst apps Google Keep en TodoIst kunnen je hierbij helpen.

Valkuil 2: Vage, grote en onoverzichtelijke taken

Het gebeurt nogal eens dat op takenlijstjes allerlei vage en grote taken staan. Bijvoorbeeld belastingaangifte doen, kasten opruimen, huis schilderen, rapport schrijven enzovoort. Dergelijke algemene omschrijvingen maken je to-do lijst niet echt handelbaar. Door je actiepunten op te delen in kleine behapbare projectjes pak je ze een stuk sneller op. Dat kun je doen door bijvoorbeeld te kijken wat de eerste stap is die je moet nemen voor bijvoorbeeld een rapport schrijven. 1. Grote lijnen uitzetten; 2. Info verzamelen; 3. Ordenen; 4. Rapport schrijven; 5. Rapport opmaken; 6. Rapport nalezen, enzovoort. Streef ernaar dat een taak niet langer duurt dan 1 tot 1,5 uur. Dat houdt het overzichtelijk, behapbaar en zorgt dat je geconcentreerd met je taak bezig bent.

Valkuil 3: Negatieve formuleringen op je to-do lijst

Betrap je je er weleens op dat er taken zijn die je steeds maar weer doorschuift naar een volgende dag? Kijk dan eens naar de manier waarop je je to do’s hebt geformuleerd. Staat er bijvoorbeeld financiën ordenen? Dat is wellicht niet direct een klusje waar je graag aan begint. Maar, hak je het in kleine stukken en formuleer je het als volgt: Verzekeringen checken om geld te besparen? Spaarrentes vergelijken voor meer winst. Omschrijf je de klusjes op die manier? Dan klikt het al een stuk aantrekkelijker en positiever. Daarbij kan het financieel gewin je motiveren om met de taak aan de slag te gaan.

Valkuil 4: Te veel to do’s op je actielijst

to-do lijstJe to-do lijst bestaat waarschijnlijk uit een enorme waslijst met wat je allemaal te doen. Wellicht schrijf je alles wat in je opkomt lukraak op. Boodschappen doen, tandarts bellen, wasje draaien, oma bellen, schoolrapport tekenen, verjaardagscadeau kopen, donderdag half uur later en dergelijke. Op zich is dat prima. Alleen is het wel belangrijk je actiepunten te ordenen én prioriteiten te stellen. Dat kun je doen door een to-do lijst te maken met vandaag doen, korte termijn en lange termijn. Vervolgens prioriteer je bijvoorbeeld de taken van urgent naar minder dringend tot meer routinematige taken.

Beperk je lijst tot zo’n 5 á 7 taken en voeg geen nieuwe punten toe gedurende de dag. Want, het is fijner eerder met je taken klaar te zijn dan klussen naar de volgende dag door te moeten schuiven, omdat je in tijdnood kwam. Dat frustreert enorm, levert spanningen op en belemmert je effectiviteit. Stel bijvoorbeeld elke ochtend of avond zo’n lijst met urgente acties voor vandaag of morgen op. Zet er eventueel bij hoeveel tijd je aan elke taak wilt besteden. Het aantrekkelijke van prioriteiten stellen is dat je meer grip krijgt op wat je doet, productiever bent, voldoening ervaart, rust krijgt en stress tegengaat.

Valkuil 5: Inflexibel zijn

Zo’n to-do lijst is een prachtig hulpmiddel om je te focussen en klussen geklaard te krijgen. Echter, bedenk dat het niet je chef is. Blijf flexibel om ad hoc taken, acties en afspraken op te pakken. Daarom is het handig per taak altijd wat extra speelruimte in te plannen. Zo voorkom je dat je bij het minste of geringste in de stress schiet, omdat je het niet tijdig kunt afmaken. Blijf vooral rustig en accepteer dat het niet anders is. Een andere keer valt een geplande taak uit en heb je plots tijd over.

Hoe werk jij met to-do lijsten? Ik lees graag jouw ervaringen hieronder

1 gedachte over “Een to-do lijst maken? Vermijd de volgende 5 valkuilen!

  1. De tip bij valkuil #3 vind ik een hele goeie, dankjewel!

    Na heel veel uitgeprobeerd te hebben, gebruik ik nu Wunderlist. Een paar redenen:
    • Het is gratis. 🙂
    • Je kunt tóch meerdere lijstjes bijhouden (wat soms nou eenmaal handiger is) en zelfs bepaalde lijsten delen (daarom dus 😉 ), maar … In je dag- of weekoverzicht worden alle lijstjes samengevoegd. Zo hou je toch het overzicht.
    • Je kunt reminders instellen voor taken die je écht op een bepaalde tijd wilt doen, bijvoorbeeld een toegezegd telefoontje.
    • Terugkerende taken hoef je maar één keer in te voeren.
    • Je kunt zaken aan je taak toevoegen: notities, bijlagen, links, geluidsfragmenten, wat je ook maar nodig hebt voor het efficiënt .

    Vervolgens wijs ik in m’n (zelfgemaakte) planner de taken – inderdaad met de nodige marge – toe aan een tijdsblok.

    Als ik die planner volg, kan ik alles zonder stress afwerken. “And therein lies the problem”: ik ben een kampioen in het NIET volgen van m’n planner. Maar theoretisch is het een waterdicht systeem. 🙂

Een reactie plaatsen